Unsere Fallbeispiele im Überblick

Mitte November 2010 nahm unser Kunde – eine bundesweit tätige Immobiliengesellschaft – aus besonderem Anlass mit uns Kontakt auf. Die Gesellschaft hatte durch einen Firmenverkauf kurzfristig ein Portfolio von 99 Objekten übernommen, für die noch bis zum Jahresende die Nebenkostenabrechnungen zu erstellen waren.

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Die Buchungsdaten befanden sich alle im Verwaltungssystem "RELion", welches von der zugekauften Firma bislang eingesetzt wurde. Unser Kunde hatte zu diesem Zeitpunkt jedoch keine verfügbaren Mitarbeiter, die dieses System beherrschten und Nebenkostenabrechnungen erstellen konnten.

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consido Estate stellte kurzfristig ein Team bereit, das die Nebenkostenabrechnungen noch fristgerecht bis Jahresende erstellte.

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Natürlich war allen Seiten klar, dass es sich hierbei nur um die Erstellung von möglichst plausiblen Abrechnungen zur Wahrung der Verjährungsfristen handeln konnte.

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Auch in den Folgejahren blieb die consido für den Kunden tätig, allerdings diesmal mit größerem Vorlauf.

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Sobald unser Kunde sah, dass die eigenen Kapazitäten nicht ausreichten, übergab er der consido Estate Portfolien von ca. 200 Objekten zur Abrechnung, die allerdings mit seiner eigentlichen Software "Domus 4000" abgerechnet wurden.

Es ist nicht einfach, einen echten Sauerländer zu überzeugen. Daher sind wir ein gutes Stück Stolz darauf, seit mehr als 10 Jahren erfolgreich mit einer Immobilien­verwaltungsgesellschaft aus dem Sauerland zusammenzuarbeiten.

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Anfang 2004 übergab der Kunde die Buchhaltung, das Mahnwesen und die Abrechnung für 41 WEG- und Mietobjekte an consido Estate. Auch heute, 11 Jahre später, sind wir für den Kunden tätig. Der einzige Unterschied ist, dass mittlerweile fast 100 Objekte bearbeitet werden.

Bereits im Jahr 2007 übernahm consido Estate die komplette kaufmännische Verwaltung von 15 großen Gewerbekomplexe und Einkaufszentren für die deutsche Niederlassung eines New Yorker Investors.

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Die Arbeiten wurden im consido-eigenen Rechenzentrum mit der Software "Karthago" durchgeführt.

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Neben den in Deutschland traditionellen Aufgaben wurde ein monatliches Berichtswesen entwickelt, das den angelsächsischen Anforderungen entsprach.

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Im Laufe der Jahre entwickelte sich das Portfolio des Kunden auf weit über 1 Milliarde Euro.

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Um komplizierte Rechnungsfreigaben schnell und papierlos bundesweit durchführen zu können, entwickelte die Consido im Jahr 2008 das Dokumentenmanagementsystem ConDMS mit einem ausgefeilten Workflowsystem.

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Um weltweit alle Tochterunternehmen zu konsolidieren, stellte der Kunde 2009 sein Immobilienverwaltungssystem auf "Yardi Voyager" um. consido Estate übernahm auch hierbei die Federführung, erfasste die Stammdaten, führte die Buchhaltung und administrierte das System.

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Im Laufe der Folgejahre wurden die Mitarbeiter unseres Kunden von Spezialisten der consido Estate geschult, um die verschiedenen kaufmännischen Prozesse selbständig durchführen zu können.

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Auch nach Abschluss dieser Projektarbeit ist consido Estate bis heute ein geschätzter Partner und Problemlöser.

Es ist Murphys Gesetz – "Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen." So erreichte uns Ende Oktober 2007 ein Anruf aus Berlin: Der Geschäftsführer eines Verwaltungsunternehmens hatte gleichzeitig den Weggang eines erfahrenen Mitarbeiters zu verkraften und den krankheitsbedingten Ausfall von zwei Mitarbeiterinnen. Seine gesamte Abteilung "Nebenkosten" war damit kurzfristig ausgefallen und es drohte die Verjährung der Abrechnungsfristen für 40 Mietobjekte.

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Für die Suche nach geeignetem Ersatz war es im Grunde zu spät, Termine mussten eingehalten werden.

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Wir haben dem Unternehmen nach einem Treffen vor Ort schnell konkrete Hilfe anbieten können. Die technischen Voraussetzungen für den Fernzugriff und das Arbeiten auf dem Kunden-eigenen Verwaltungssystem "Karthago 2000" waren schnell geschaffen.

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Während ein Team die Kostenprüfungen und Kontenklärungen vornahm und die letzten Heizkostenmeldungen erstellte, wurden parallel von einem zweiten Team die ersten Abrechnungen erstellt.

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Nachdem alle Abrechnungen fristgemäß erstellt waren, entschied sich der Kunde bereits Mitte Januar 2008 für eine langfristige Zusammenarbeit.

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Heute erstellen wir für den Kunden Abrechnungen für ca. 100 WEG-Objekte und 60 Mietverwaltungen

Im Januar 2014 ereilte uns der Hilferuf eines der global operierenden Immobilien-Verwaltungsunternehmen im Markt der deutschen Gewerbemakler und Gewerbeverwaltungen aus Frankfurt/Main.

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Ein Mieter hatte den Nebenkostenabrechnungen für die Jahre 2011 und 2012 widersprochen und hielt jeweils eine 6-stellige Summe zurück.

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consido Estate bekam die Aufgabe, die Abrechnungen der beiden Jahre auf Ihre Nachhaltigkeit/Belastbarkeit im Falle eines Gerichtsprozesses zu begutachten.

Leider stellte es sich schnell heraus, dass die Abrechnungen in dieser Form selbst für Spezialisten kaum nachvollziehbar waren.

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Daraufhin wurde consido Estate beauftragt, die Nebenkostenabrechnungen verständlich und nachvollziehbar zu überarbeiten und als neue Anlage für die Kostenabrechnung der Jahre 2011 bzw. 2012 nachzureichen. Dafür wurde aus den Buchungsprotokollen der "SAP" Einzelkontennachweise, Rechnungsaufteilungen usw. erstellt. Zeitgleich wurde eine nachvollziehbare Matrix der Verteilerschlüssel des aus 5 Gebäuden bestehenden Bürokomplexes erstellt.

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Nachdem der Mieter durch diese Anlagen von einer Fälligkeit und Richtigkeit der Zahlung überzeugt war, erstellte consido für den Auftraggeber noch eine Übersicht, wie dieser in den Folgejahren bei den Abrechnungen zu verfahren hatte.